个人认为陶瓷有4个阶段

第一个阶段应该尽量简短，不要写任何关于个人背景的东西，只是询问一下这个program/lab/prof.今年是否招收新的学生。

第二个阶段（如果招收新学生），可以把自己的简历发给老师，另外通读老师近期和/或以前的一些具有代表性的PAPER（可以从期刊/会议的档次上看出来），做一个Research Proposal发给老师。

第三个阶段，应该把自己的申请材料都递交到学校之后，告知老师自己的申请ID等信息，通知老师自己已经提交了申请，并进一步表达想接受老师supervise的意愿。

第四个阶段，保持联系，可以适当的询问和/或讨论一些和老师研究兴趣相关的专业问题，也可以进一步深入地向老师展示自己的研究背景和科研思路。

供参考。